Tato případová studie popisuje implementaci Informačního Systému Patricie ve firmě zabývající se dodávkou a instalací výpočetní techniky, tvorbou speciálního software a správou systému u koncových zákazníků. Svým zákazníkům může nabídnout také celkový outsourcing IT.

Do implementace IS Patricie využívala firma počítačový systém řešící problematiku ekonomiky, účetnictví, mezd a skladového hospodářství. Firma však cítila potřebu integrovat do svého informačního systému celou činnost firmy včetně evidence požadavků zákazníků, evidence pracovních úkolů a činností vzniklých v souvislosti se zákaznickými požadavky a to vše v návaznosti na fakturaci. Dříve využívaná evidence v aplikaci MS Outlook neposkytovala dostatečný přehled o životních cyklech úkolů, jejich změnách a rozpadech všem příslušným pracovníkům. Také například evidence telefonátů formou zápisu do určeného sešitu (tedy na papír) a způsob předávání příslušným pracovníkům nebyly dostatečně přínosné a hlavně přesné v případech, kdy byli příslušní pracovníci v terénu. Firma cítila, že i mnohé další evidence by bylo třeba zefektivnit, pouze netušila, jakým způsobem.

Firma byla rozhodnuta investovat do systému, který:

• je přizpůsoben na míru jejím specifickým požadavkům,
• pokryje celé spektrum činností ve firmě,
• omezuje množství administrativní práce,
• výrazně zvyšuje přehled, umožňuje zlepšit kvalitu rozhodování na všech řídících stupních
• poskytuje správné informace i místně vzdáleným pracovníkům,
• využívá moderní prostředky včetně Internetu
• poskytuje co největší komfort také zákazníkům firmy.

Moderních informačních systémů je na trhu velká řádka. Některé z nich zefektivňují práci, jiné nabízejí internetové obchodování. Řešení v oblasti ekonomiky (financí i účetnictví) bývají propracovaná. V rozsáhlém výběrové řízení zvítězila IS Patricie díky spojení všeho výše popsaného a také díky propracovanému systému work-flow, dále velkému množství efektivních internetových aplikací, novým možnostem péče o zákazníky i podpoře práce dealerů a výrazné podpoře obchodní činnosti.

V běžné činnosti firma následně velmi ocenila řešení řetězce:

• požadavek zákazníka – z něj vyplývající úkol – provedené činnosti
• přístup zákazníků do internetových částí systému umožňující zápis
• požadavků (objednávky, poptávky a jiné) přímo zákazníkem (nezatěžuje pracovníky firmy)
• evidenci dokumentů a poznámek vztažených ke každému záznamu

a samozřejmě standardní vlastnosti IS Patricie jako je

• eliminace pracovního zatížení díky sdílení a přenosu informací z ostatních částí systému
• okamžitý přístup z každému záznamu k souvisejícím záznamům z jiných evidencí
• a jiné.
  

Vyjádření přínosu systému

Každému z nevýrobních pracovníků (obchodníků, fakturantek, účetních) „ušetří“ zavedení IS Patricie několik hodin času týdny. Firma dokáže se stejným počtem „nevýrobních“ zaměstnanců pokrýt více obchodních případů – stoupá výkonnost a zisk firmy.

Zlepšení přehledu a zkvalitnění podkladů pro rozhodování vede k rychlým a správným rozhodnutím, která jsou důležitá pro každodenní činnost firmy.

Neustálý přehled o aktuálním stavu řešení požadavku zákazníka

Způsob poskytování informací z IS Patricie lze charakterizovat slovy:
rychle – správně - přehledně