Dosavadní firemní praxe

Stávající IS využívaný ve firmě pokrýval operace dodavatelsko-odběratelského styku i operace týkající se ekonomiky firmy (účetnictví, banka, pokladna, mzdy a personalistika). Částečně zasahoval do technologické přípravy výroby (evidence jednoduchých kusovníků) a materiálově-technického zásobování (sklady, objednávky). Přestože šlo o systém přizpůsobený firmě na míru, komfort práce a možnost dalšího rychlého efektivního přizpůsobení SW nebyly dostačující, systém nereagoval pružně na změny ve firmě a komplikoval zavádění nových metod práce. Firma hledala systém rychlý, který by

-          poskytoval prostor pro další rozvoj,

-          umožňoval pružně reagovat na změny ve firmě i na změny při realizaci obchodních případů,

-          automatizoval dostupné evidence,

-          poskytoval informační podporu rozhodovacím, kontrolním a sledovacím funkcím,

-          tvořil uživatelsky přívětivý a intuitivní nástrojem

-          zvýšil komfort i zákazníkům díky využití Internetu,

-          uživatelům nesvazoval ruce, ale umožňoval by jim věnovat se kreativní práci,

-          respektoval individualitu firmy i individualitu jednotlivých uživatelů

-          propojoval firmu s jejími pobočkami i jejími zákazníky.

Systémem, který firma zvolila, se stal IS Patricie.

Řešení IS Patricie 
Velice ceněnou částí systému se stal způsob řešení obchodních případů a komunikace mezi firmou a jejími i potenciálními obchodními partnery, dále využití Internetu a způsob výměny a uchovávání dokumentů (vzniknou-li v průběhu jednání). Výměna informací mezi potenciálními partnery kontraktu předchází uzavření a realizaci obchodního případu. Je důležité, aby vzájemná komunikace byla maximálně efektivní a přínosná pro obě strany, a to v době před i v době po uzavření obchodního případu.

Uzavření obchodního případu může předcházet zadání poptávky (obecně vícevariantní), v níž zákazník zjišťuje možný dodací termín a cenu požadovaného zboží. Poptávky může vznášet buď tradiční cestou (e-mail, dopis, fax, telefonát) nebo s využitím Internetu ve speciální agendě WWW poptávkový systém. Obdobně to platí i při objednávání zákazníka - opět může zadat objednávku cestou tradiční i cestou Internetu.

Jak usnadňují činnost pracovníků internetové aplikace?

·          Zákazník vybírá z nabízeného sortimentu zboží a pouze dopisuje své poznámky a požadované množství a termíny dodání.

·          Pracovníkům firmy odpadá zápis záznamu do příslušných evidencí (díky konverzi údajů zadaných zákazníkem v internetové aplikaci).

·          U stálých odběratelů mohou být vytvořeny konverzní můstky pro export objednávek z jejich systému do IS Patricie.

Komunikace je rychlá, přesná, pohodlná, průkazná.

Na objednávku i poptávku (jakkoliv zadanou) je třeba reagovat

·         zjistit reálnost splnění požadovaného množství a termínu dodání

(ověřit kapacity materiálové, strojové i lidské, případně tyto kapacity
        ihned rezervovat či chybějící materiál objednat),  

Toto vše IS Patricie při plném využití příslušných modulů umožňuje - firma byla příjemně překvapena škálou možností a komfortem práce, který jí systém přináší.

Dalším velkým přínosem se stala evidence skladů a práce s rezervací materiálu na skladě na objednávky.

Jak shrnout přínos IS Patricie ve firmě?

·          Zajišťuje informace odkudkoliv a kdekoliv a informačním propojením zahrnuje celou firmu.

Každý pracovník firmy s příslušnými přístupovými právy může ihned 
       zjistit například:

-   které objednávky a kdy byly pro konkrétního zákazníka 
  realizovány, které se právě realizují a v jakém jsou stavu plnění
- které objednávky, kterých zákazníků a v jaké výši nejsou dosud
  splněny a které z nich jsou právě vyráběny
- jaký je stav zaplacení objednávek splněných minulý měsíc
- na které objednávky je rezervována konkrétní skladová zásoba
- jaké jsou skutečné náklady na objednávku
- apod..

·          Značně zefektivňuje a zjednodušuje práci všem zaměstnancům: vstupní požadavky (poptávky, objednávky) mohou do systému zadávat zákazníci, většinu ostatních záznamů lze připravit automatizovaně, konverzí ze záznamu jiného (např. příjemka je navrhována z objednávky, nabídka tvořena podle poptávky, ….), vždy existuje možnost využití údajů, které už v systému jednou zadány byly.

·          Přináší nové možnosti a metody práce.

·          Umožňuje ke každému záznamu doplnit poznámky či přiřadit dokument - tak může být k záznamu o faktuře zobrazována originální faktura (skenovaná aj.), obdobně obchodní partner může mít u svého záznamu kopii oprávnění o registraci DIČ, o přidělení IČO apod..

·          Podporuje nové metody řízení a kontroly (včetně možnosti tvorby sestav, …).

·          Dovoluje firmě zpřístupnit zákazníkům své internetové stránky, na kterých mohou prohlížet své dosud podané objednávky, stav jejich plnění, stav evidence jejich zaplacení.

·          Obdobné informace může firma zveřejňovat pro své obchodní zástupce, kteří také mohou díky Internetu získat informace o aktuální skladové zásobě, o stavu fakturace, o smlouvách, o úkolech na ně kladených aj..

·          Neničí individualitu firmy ani jednotlivých uživatelů a vychází všem vstříc.

·          Práce s ní je snadná a komfortní.