Informace o firmě

Dále popisovaná obchodní firma se zabývá prodejem specializovaných vysoce kvalitních výrobků pro opravárenství a údržbu (výrobky průmyslové chemie, výrobky spotřební chemie, drobné nářadí) a doplňkově sortimentu exkluzivních pracovních oděvů a oblečení pro střední management firmy prostřednictvím obchodních zástupců. Zákazníky tvoří především průmyslové podniky, ale i autoservisy a firmy poskytující služby.

Své zákazníky kontaktuje přímo, osobní návštěvou, výrobky předvede obchodní zástupce při praktické prezentaci. Každý z obchodních zástupců má své stálé portfolio odběratelů, které se neustále rozšiřuje o nové klienty.

 
Dosavadní firemní praxe a problémy, které bylo nutno řešit nasazením nového IS
Firma díky rozsáhlé klientele pociťovala nutnost podpory svých podnikatelských aktivit prostřednictvím na míru přizpůsobeného informačního systému. Z rozsáhlé nabídky si, částečně i na základě dlouhodobých zkušeností s Dodavatelem a velice příznivé cenové nabídky vzhledem k rozsahu nabízených funkcí, si zvolila IS Patricie.

S postupem času se ukázalo, že to byla správná volba.

Popis řešení problematiky firmy prostřednictvím IS Patricie
Řešeny byly:

-          správa a údržba adresáře firem (obchodních partnerů) s evidencí historického stavu, individuálně vytvořených ceníků, slev na základě množstevního objemu a uzavřených rámcových dohod, včetně evidence poboček, různých typů adres (fakturační, ....), obchodních údajů (bankovní účet, ...), detailní evidence osob s obchodním partnerem spojených a jejich kontaktních údajů

-         evidence návštěv u odběratelů s detailním rozpisem předvedených výrobků, s evidencí objednávek předvedených výrobků, s poznámkami, zda šlo o předvedení nové, opakované, opakované doobjednání, servisní předvedení, nový obchod, zda případná objednávka přišla telefonicky, poštou či z www části

-         vyhodnocení prodeje jednotlivých obchodních zástupců (podklad pro odměňování)

-         objednávky, vyhodnocení objednávek

-         fakturace, banka, pokladna (spárování plateb s fakturou, likvidace i hromadná dle likvidačních schémat, ...)

-         mzdová evidence a personalistika

-         skladová evidence – speciální evidence v jednotlivých divizích, řešení konsignačních skladů, řešení kusovníků, skupinových položek, ....různé typy cen i dle obchodního adresáře, příjmy, výdaje (i automaticky navržené výdejky dle objednávky zákazníka), přehledy pohybů, inventury, ....

-         evidence majetku

-         účetnictví

-         podpora práce obchodních zástupců – extranet (obchodní systém zajišťující dealerům přehled o zaplacení jednotlivých faktur, o skladové zásobě, ... a naopak umožňující dealerům zaslání objednávky elektronicky – import do centrální části systému; podpora práce dealerů využitím tzv. Znalostní báze)

-         B2B modul umožňující zákazníkům, aby sami specifikovali své objednávky využitím www aplikace – automatický přenos do centrální části systému

Firma, u níž se IS Patricie implementovala, oprávněně předpokládala, že:

-         automaticky zcela nebo na pokyn uživatele budou tvořeny všechny doklady či zápisy, u kterých tento způsob vzniku lze povolit či je předpokládám

-         dostupnost jakéhokoliv potřebného vyhodnocení z dat obsažených v systému

-         dostupnost údajů ze systému i fyzicky vzdáleným dealerům

-         přenos zadávání některých objednávek na požadující zákazníky (vstup registrovaným obchodním partnerům)

Vyčíslení přínosu

Přesné vyčíslení přínosu není určeno, díky zprůhlednění všech procesů, snížení administrativního zatížení pracovníků, poskytnutí podkladů pro vyhodnocení, podpoře práce dealerů v terénu je však kromě měřitelného finančního přínosu významnou devizou i non-finanční přínos.